سياسة الخصوصية وحماية البيانات الشخصية

تحترم Qotbox خصوصية مستخدميها وتلتزم بمعالجة البيانات الشخصية بصورة مشروعة وعادلة وشفافة، وبالقدر المناسب واللازم للأغراض المحددة في هذه السياسة. توضح هذه السياسة كيفية جمع البيانات الشخصية واستخدامها والإفصاح عنها وحمايتها والاحتفاظ بها، وكيفية ممارسة الحقوق المتعلقة بها عند استخدام موقع Qotbox أو تطبيقاتها أو بواباتها أو خدماتها.

تُقرأ هذه السياسة مع الشروط والأحكام وأي إشعار خصوصية أو شروط خاصة تظهر عند استخدام خدمة محددة. وفي جميع الأحوال، تسري المتطلبات الإلزامية للقانون واجب التطبيق.

تراعي Qotbox، وفق القانون، مبادئ تحديد الغرض وتقليل البيانات ودقتها وأمنها وعدم الاحتفاظ بها بعد استنفاد الغرض إلا إذا كان الاحتفاظ مطلوبًا أو مسموحًا به قانونًا، وتطبق تدابير حماية البيانات أثناء تصميم الخدمات وإعداداتها بالقدر المناسب للمخاطر.

المتحكم في البيانات الشخصية المتعلقة بخدمات Qotbox هو:

الاسم القانوني: كوت بوكس ش م ح

رقم الرخصة / السجل: 4431951.01

جهة إصدار الرخصة: مدينة الشارقة للنشر - هيئة منطقة حرة

الإمارة / المنطقة الحرة: الشارقة - مدينة الشارقة للنشر (منطقة حرة)

العنوان المسجل: مركز الأعمال، مدينة الشارقة للنشر - المنطقة الحرة، الشارقة، الإمارات العربية المتحدة

البريد الإلكتروني للخصوصية: privacy@qotbox.com

البريد القانوني: legal@qotbox.com

بريد الدعم: support@qotbox.com

إذا كان تعيين مسؤول حماية بيانات مطلوبًا بموجب القانون أو قررت Qotbox تعيينه، يتم نشر بيانات التواصل معه أو إتاحتها للمستخدمين بالطريقة المناسبة.

تنطبق هذه السياسة على البيانات الشخصية التي تعالجها Qotbox في سياق تشغيل المنصة، بما في ذلك بيانات المشترين والموردين وممثلي الشركات والمستخدمين المفوضين وزوار الموقع والأشخاص الذين يتواصلون مع الدعم، وأي شخص تظهر بياناته بصورة مشروعة في مستند أو رسالة أو طلب أو عرض مرتبط بخدمات المنصة.

لا تحكم هذه السياسة الممارسات المستقلة للمشترين أو الموردين أو مزودي الخدمات الخارجيين عندما يعالجون البيانات لأغراضهم الخاصة وبصفتهم متحكمين مستقلين. ويتحمل كل طرف مسؤوليته القانونية عن تلك المعالجة.

لا يجوز إنشاء حساب Qotbox أو استخدام الخدمات التعاقدية بصورة مستقلة لمن يقل عمره عن 18 عامًا. وبما أن المنصة موجهة أساسًا للاستخدام التجاري والمهني، يجب أن يكون المستخدم مؤهلًا قانونًا لاستخدام الحساب وإجراء المعاملات أو مفوضًا من الجهة التي يمثلها.

إذا تبين لـQotbox أنها جمعت بيانات شخص دون السن المسموح به أو دون أساس قانوني مناسب، فإنها تتخذ الإجراءات اللازمة لمعالجة الحالة، بما في ذلك التقييد أو الحذف عندما يكون ذلك مطلوبًا.

5.1 بيانات الحساب والاتصال

الاسم والاسم التجاري واسم المستخدم.

رقم الهاتف والبريد الإلكتروني.

الدولة والإمارة والعنوان وبيانات الاتصال.

لغة الحساب وتفضيلات التواصل.

بيانات المستخدمين المفوضين داخل حساب المنشأة.

5.2 بيانات الشركات والمنشآت والتحقق

اسم المنشأة والشكل القانوني والنشاط التجاري.

رقم الرخصة أو السجل وجهة الإصدار وتاريخ الانتهاء.

الرقم الضريبي عند طلبه أو الحاجة إليه.

العنوان التجاري وبيانات ممثلي المنشأة.

صور أو نسخ المستندات المقدمة لأغراض التحقق.

نتيجة وحالة وتاريخ إجراءات التحقق، ومؤشرات صلاحية المستندات.

لا يعني إجراء التحقق أو ظهور شارة «موثّق تجاريًا» أو «حساب موثّق» أن Qotbox تضمن المستخدم أو ملاءته المالية أو منتجاته أو معاملاته؛ بل تشير الشارة إلى حالة التحقق من البيانات أو المستندات وفق إجراءات Qotbox.

5.3 بيانات الهوية والتحقق من الشخص

قد تجمع Qotbox بيانات هوية أو معلومات تحقق إضافية عندما تكون ضرورية للتحقق من الحساب أو صلاحية ممثل المنشأة أو مكافحة الاحتيال أو الامتثال للقانون. ولا تطلب Qotbox بيانات أكثر مما تراه مناسبًا وضروريًا للغرض المشروع المحدد.

5.4 بيانات طلبات عروض الأسعار والعروض

تفاصيل RFQ والمواصفات والكميات والفئات والمواقع والمواعيد.

العروض والأسعار وشروط التسليم والضمان والملاحظات.

المرفقات والمستندات المرتبطة بالطلب أو العرض.

حالات الطلب والعرض وإجراءات القبول أو الرفض أو الإلغاء.

السجلات الإلكترونية للإجراءات التي تتم عبر الحساب.

5.5 المحادثات والمرفقات والبلاغات والدعم

الرسائل والمحادثات التجارية التي تتم عبر Qotbox.

الصور والملفات والمرفقات المرسلة داخل المحادثات.

البلاغات والشكاوى والمعلومات المقدمة للتحقيق فيها.

مراسلات الدعم والردود وسجلات معالجة الطلبات.

المحادثات مخصصة للأغراض التجارية المرتبطة بالطلبات والعروض والمنتجات والخدمات والمعاملات. وقد تتم معالجة محتوى المحادثة ومرفقاتها بالقدر اللازم لتقديم خدمة الرسائل، معالجة البلاغات، منع الاحتيال، حماية المستخدمين والمنصة، إنفاذ الشروط، حماية الحقوق والامتثال للقانون. ولا يعني ذلك التزام Qotbox بالمراقبة المسبقة أو المستمرة لجميع المحادثات.

5.6 بيانات رصيد الخدمات والدفع والفوترة

رصيد الخدمات والحركات المرتبطة به.

قيمة وتاريخ وحالة شراء أو استخدام أو عكس الرصيد.

مرجع العملية ومعرفات مزود الدفع اللازمة للمطابقة والدعم ومكافحة الاحتيال.

بيانات الفواتير والضرائب عند انطباقها.

إذا تمت عملية الدفع من خلال مزود دفع خارجي، فقد يعالج ذلك المزود بيانات البطاقة أو وسيلة الدفع مباشرة وفق دوره القانوني وشروطه وسياسة الخصوصية الخاصة به. وتعتمد البيانات المالية التي تتلقاها Qotbox على طريقة التكامل الفعلية مع مزود الدفع، وتقتصر Qotbox على معالجة البيانات اللازمة لتأكيد العملية والمطابقة والفوترة والدعم ومكافحة الاحتيال والامتثال.

5.7 البيانات التقنية وبيانات الاستخدام والأمان

عنوان IP.

نوع الجهاز ونظام التشغيل وإصدار التطبيق.

معرفات الجهاز أو التطبيق المسموح باستخدامها.

التاريخ والوقت والجلسات وسجلات الدخول.

الصفحات والخصائص المستخدمة والأحداث التقنية.

سجلات الأخطاء والأعطال والأداء.

بيانات الأمان ومحاولات الدخول والأنشطة غير المعتادة.

المعلومات الفنية اللازمة لتشخيص الأعطال ومنع الاحتيال وحماية الحساب.

5.8 الموقع الجغرافي

قد تعالج Qotbox موقعًا تقريبيًا يتم استنتاجه من عنوان IP أو من البيانات التي يختار المستخدم إدخالها في الحساب أو RFQ. ولا تجمع Qotbox الموقع الدقيق للجهاز إلا إذا كانت هناك ميزة تحتاج إليه وتم طلب الإذن المناسب من المستخدم عبر نظام الجهاز وبما يتوافق مع القانون.

5.9 ملفات تعريف الارتباط وتقنيات التتبع

قد يستخدم الموقع أو التطبيق ملفات تعريف الارتباط أو التخزين المحلي أو تقنيات مشابهة لتشغيل الخدمة، حفظ الجلسة والتفضيلات، الحماية، القياس والتحليلات، وبحسب الحالة التسويق.

عندما يتطلب القانون موافقة لاستخدام تقنية غير ضرورية، تطلب Qotbox الموافقة قبل تفعيلها وتوفر وسيلة مناسبة لإدارة الاختيارات أو سحب الموافقة. ويجب أن يتطابق إشعار ملفات تعريف الارتباط ومركز التفضيلات مع الأدوات والـSDKs المستخدمة فعليًا.

5.10 بيانات من مصادر أخرى

قد تستلم Qotbox بيانات من ممثل شركة أو مستخدم مفوض أو مزود تحقق أو مزود دفع أو خدمة أمان، أو من مصدر عام أو رسمي مشروع. وقد يشمل ذلك، إذا استخدمت Qotbox هذه القنوات بصورة مشروعة، تقرير تحقق أو KYC صادرًا من منصة رسمية أو مزود مخول وبموافقة صاحب البيانات عندما تكون مطلوبة. ويتم ذلك فقط بالقدر اللازم للتحقق أو تشغيل الخدمة أو حماية المنصة أو الامتثال.

تتعامل Qotbox مع مستندات الهوية والرخص والتراخيص ومستندات التحقق باعتبارها بيانات ذات حساسية تشغيلية مرتفعة.

لا تُعرض النسخ الكاملة لمستندات التحقق للمشترين أو الموردين الآخرين لمجرد ظهور شارة التحقق.

يقتصر الوصول إلى مستندات التحقق على الأشخاص والأنظمة والمزودين المخولين الذين يحتاجون إليها لأغراض التحقق أو الأمان أو الامتثال أو معالجة طلب قانوني مشروع.

تطبق Qotbox ضوابط وصول وصلاحيات مناسبة وتحتفظ بسجلات وصول أو إجراءات تدقيق عندما يكون ذلك مناسبًا.

يتم الاحتفاظ بمستندات التحقق فقط للمدة اللازمة وفق الغرض والمتطلبات القانونية ومعايير الاحتفاظ المبينة في هذه السياسة.

إذا استخدمت Qotbox مزود تحقق خارجيًا أو خدمة KYC رسمية أو مخولة، فقد تتم مشاركة بيانات أو مستندات التحقق أو استلام نتائج التحقق بالقدر اللازم لتنفيذ الخدمة، وبموجب الصلاحيات والموافقات والضمانات التي يطلبها القانون.

لا تطلب Qotbox من المستخدم إرسال بيانات شخصية حساسة لا تكون ضرورية لخدماتها. ويجب على المستخدم تجنب إدراج بيانات شخصية زائدة أو حساسة في RFQ أو العروض أو المحادثات أو المرفقات ما لم تكن ضرورية ومسموحًا بمشاركتها قانونًا.

إذا استلمت Qotbox بيانات حساسة بصورة لازمة أو عرضية، فإنها تتعامل معها وفق مستوى الحماية والأساس القانوني المناسب لطبيعتها.

إذا أدخل المستخدم بيانات شخص آخر، مثل موظف أو ممثل أو جهة اتصال، فإنه يقر بأن لديه صلاحية أو أساسًا مشروعًا لمشاركة البيانات وأنه قدم للشخص المعلومات المطلوبة عن المعالجة عندما يكون ذلك واجبًا. ولا يجوز استخدام Qotbox لرفع بيانات أشخاص آخرين دون حق.

الغرض

أمثلة على البيانات

سبب الاستخدام

الأساس القانوني بحسب الحالة

إنشاء الحساب وإدارته

الاسم، الهاتف، البريد، بيانات الشركة

إنشاء الحساب، تسجيل الدخول، إدارة الصلاحيات

بالنسبة لصاحب الحساب الفردي: تنفيذ عقد يكون صاحب البيانات طرفًا فيه أو اتخاذ إجراءات بناءً على طلبه قبل التعاقد. وبالنسبة لممثلي وموظفي المنشآت: الأساس القانوني المناسب لطبيعة الصفة والغرض، بما في ذلك الموافقة عند لزومها أو أي حالة يجيز فيها القانون المعالجة دون موافقة.

التحقق من الحساب والمنشأة

الرخصة، بيانات الهوية، بيانات الممثل، حالة المستند

التحقق من الحساب، منع الانتحال، حماية المنصة

الموافقة عند لزومها، أو الامتثال لالتزام قانوني أو تنظيمي، أو أي حالة أخرى يجيز فيها القانون إجراء التحقق أو المعالجة دون موافقة؛ ولا يُفترض أن ممثل المنشأة طرف شخصي في عقد الشركة لمجرد كونه مستخدمًا مفوضًا.

تشغيل RFQ والعروض

الطلبات، المواصفات، الأسعار، المرفقات، حالات العرض

تمكين المشتري والمورد من استخدام وظائف المنصة

بالنسبة لصاحب البيانات الذي يكون طرفًا في العلاقة التعاقدية: تنفيذ العقد أو الإجراءات السابقة عليه. وبالنسبة للمستخدم المفوض أو ممثل المنشأة: الأساس القانوني المناسب المسموح به بحسب الصفة والغرض، مع الحصول على الموافقة إذا كانت مطلوبة.

المحادثات

الرسائل، المرفقات، بيانات المحادثة

تشغيل التواصل التجاري ومعالجة البلاغات

تنفيذ الخدمة، حماية الحقوق، ومنع إساءة الاستخدام وفق الحالات المسموح بها قانونًا.

رصيد الخدمات والفوترة

الرصيد، الحركات، مراجع الدفع، الفواتير

تنفيذ الخدمات المدفوعة، المطابقة، الفوترة والدعم

تنفيذ العقد والالتزامات القانونية والمالية ذات الصلة.

الأمان ومكافحة الاحتيال

IP، سجلات الدخول، الجهاز، الأنشطة غير المعتادة

حماية الحسابات والمنصة والتحقيق في الاحتيال

الالتزام القانوني، حماية الحقوق، والحالات المسموح بها دون موافقة وفق القانون.

الدعم والشكاوى

المراسلات، الملفات، بيانات الحساب والعملية

حل المشكلات والبلاغات والنزاعات

تنفيذ الخدمة، حماية الحقوق أو الالتزامات القانونية بحسب الحالة.

التحليلات وتطوير الخدمة

أحداث الاستخدام والأداء والأعطال

تحسين الأداء والاعتمادية والمنتج

الأساس القانوني المناسب بحسب نوع البيانات والأداة؛ وتطلب الموافقة عندما تكون لازمة.

التسويق

وسائل الاتصال والتفضيلات

إرسال عروض أو أخبار Qotbox

الموافقة عندما تكون مطلوبة، أو أي أساس آخر يجيزه القانون صراحةً، مع حق الاعتراض أو إلغاء الاشتراك وفق القواعد المطبقة.

الامتثال والمطالبات

سجلات الحساب والتعاملات والبلاغات

الاستجابة للسلطات والدفاع عن الحقوق

الالتزام القانوني والإجراءات أو المطالبات القانونية والحالات المنصوص عليها في القانون.

تعتمد Qotbox على الأساس القانوني المناسب لكل عملية معالجة وفق القانون المطبق. وقد يشمل ذلك:

موافقة صاحب البيانات عندما تكون الموافقة مطلوبة، على أن تكون محددة وواضحة وقابلة للإثبات ويمكن سحبها وفق القانون.

ضرورة المعالجة لتنفيذ عقد يكون صاحب البيانات طرفًا فيه أو لاتخاذ إجراءات بناءً على طلبه قبل التعاقد.

ضرورة المعالجة للامتثال لالتزام قانوني أو تنظيمي.

ضرورة المعالجة لإقامة أو ممارسة أو الدفاع عن مطالبة أو حق قانوني أو في سياق إجراء قضائي أو أمني وفق القانون.

أي حالة أخرى يجيز فيها القانون معالجة البيانات دون موافقة.

لا يُعد الاطلاع على سياسة الخصوصية أو قبول الشروط والأحكام بديلًا عن تحديد الأساس القانوني الصحيح لكل غرض من أغراض المعالجة، ولا عن الحصول على موافقة مستقلة متى كان القانون يشترطها.

تحتفظ Qotbox بسجل داخلي محدث لأنشطة المعالجة ومزودي الخدمات والـSDKs ومواقع الاستضافة أو الوصول إلى البيانات وفئات البيانات المتبادلة، وتراجع هذا السجل عند إضافة مزود أو تقنية جديدة بما يضمن تطابق التنفيذ الفعلي مع هذه السياسة وإفصاحات متاجر التطبيقات وأدوات الموافقة ذات الصلة.

المرحلة

ما قد يظهر للطرف الآخر

ما لا يظهر عادةً

الملف العام داخل المنصة

الاسم أو الاسم التجاري، نوع الحساب، الفئة، حالة التحقق والمعلومات المهنية المصممة للعرض.

مستندات الهوية أو الرخص الكاملة، بيانات الدفع الحساسة، سجلات الأمان الداخلية.

قبل فتح RFQ للمورد

الملخص والمعلومات التي قررت Qotbox إظهارها لتقييم ملاءمة الفرصة.

أي بيانات أو تفاصيل صنفتها Qotbox بأنها لا تظهر إلا بعد فتح الطلب أو استيفاء شروط الوصول.

بعد فتح RFQ

تفاصيل الطلب والمرفقات والبيانات التي صممت الخدمة لإتاحتها للمورد المؤهل.

مستندات تحقق المشتري الداخلية أو البيانات الحساسة غير اللازمة للصفقة.

بعد تقديم العرض

تفاصيل العرض والمعلومات المهنية للمورد اللازمة للمشتري لمراجعة العرض.

مستندات التحقق الكاملة والبيانات الداخلية غير اللازمة.

المحادثات

الرسائل والمرفقات التي يرسلها الطرفان لبعضهما.

بيانات أمن الحساب أو السجلات الداخلية أو مستندات تحقق لم تتم مشاركتها صراحة.

تختلف البيانات التي تظهر للمستخدمين الآخرين بحسب نوع الحساب، وحالة RFQ، والصلاحيات والميزة المستخدمة. ولا تنشر Qotbox مستندات الهوية أو التحقق الكاملة للعامة لمجرد وجود شارة تحقق، ولا تعرض من البيانات إلا ما يلزم لتشغيل الميزة أو ما يختار المستخدم مشاركته وفق إعدادات الخدمة.

قد ترسل Qotbox رسائل تسويقية عندما يكون ذلك مسموحًا به قانونًا. ولا يُعد إنشاء الحساب أو قبول الشروط والأحكام أو الاطلاع على هذه السياسة موافقة مستقلة على التسويق. وعندما يتطلب التسويق موافقة، تُطلب الموافقة بصورة واضحة ومنفصلة وقابلة للإثبات والسحب، ويمكن للمستخدم الاعتراض أو إلغاء الاشتراك من خلال الوسيلة المتاحة في الرسالة أو إعدادات الحساب.

لا يؤثر إلغاء التسويق في الإشعارات الضرورية لتشغيل الحساب أو الأمان أو المعاملات أو الالتزامات القانونية.

لا تشترط Qotbox الموافقة على التسويق كشرط لاستخدام الوظائف الأساسية للمنصة عندما لا يكون التسويق ضروريًا لتقديم تلك الوظائف.

قد تستخدم Qotbox قواعد أو أنظمة آلية للمساعدة في مطابقة الموردين بالطلبات، ترتيب أو تصنيف المحتوى، اكتشاف النشاط غير المعتاد، منع الاحتيال أو حماية المنصة.

لا تعد المطابقة الآلية اعتمادًا أو توصيةً أو ضمانًا لجودة المورد أو نجاح الصفقة.

إذا استخدمت Qotbox معالجة آلية ينتج عنها قرار له أثر قانوني أو أثر جوهري على صاحب البيانات على النحو الذي ينظمه القانون، فإنها توفر المعلومات والحقوق المطلوبة قانونًا، بما في ذلك إمكان الاعتراض أو طلب المراجعة البشرية عندما يكون ذلك واجبًا.

لا تبيع Qotbox البيانات الشخصية ولا تؤجرها باعتبارها سلعة أو قائمة بيانات مستقلة. وقد تشارك البيانات بالقدر اللازم ولغرض مشروع ومع مراعاة القانون مع:

المستخدمين الآخرين عندما تكون المشاركة جزءًا من الخدمة التي طلبها المستخدم.

مزودي الاستضافة والبنية السحابية وقواعد البيانات.

مزودي البريد والاتصالات والرسائل وOTP والإشعارات.

مزودي الدفع والفوترة عند استخدام خدمات الدفع.

مزودي التحقق من الهوية أو المستندات عندما يتم استخدامهم فعليًا.

مزودي الأمن السيبراني ومكافحة الاحتيال ومراقبة الأعطال.

مزودي التحليلات أو الدعم التقني بالضوابط المناسبة.

المستشارين والمحامين والمراجعين عند وجود حاجة مشروعة ومع الالتزام بالسرية.

السلطات والجهات القضائية أو التنظيمية أو جهات إنفاذ القانون عندما يكون الإفصاح مطلوبًا أو مسموحًا به قانونًا.

خلف قانوني أو طرف في إعادة هيكلة أو اندماج أو استحواذ مشروع، مع مراعاة المتطلبات القانونية.

عندما يعمل مزود خدمة بصفته معالجًا للبيانات نيابةً عن Qotbox، تضع Qotbox التزامات تعاقدية وأمنية مناسبة لتنظيم المعالجة.

قد تستخدم تطبيقات Qotbox وموقعها مكتبات برمجية أو SDKs وخدمات طرف ثالث لتقديم وظائف مثل التحليلات، تقارير الأعطال، الإشعارات، المصادقة، الاتصال، الدفع، مكافحة الاحتيال أو الدعم.

تقيّم Qotbox الأدوات قبل استخدامها، وتحدد البيانات التي تصل إليها والغرض والجهة المستلمة ومكان المعالجة، وتحدّث الإفصاحات أو مركز تفضيلات الخصوصية عند إضافة أداة تغير بصورة جوهرية ممارسات معالجة البيانات.

تستخدم Qotbox أدوات الطرف الثالث بالقدر اللازم للأغراض المعلنة وبالأساس القانوني المناسب، وتطلب الموافقة عندما تكون مطلوبة. وإذا كان مزود خارجي يعالج البيانات لأغراضه المستقلة، فقد تنطبق عليه سياسة الخصوصية الخاصة به إلى جانب هذه السياسة بحسب طبيعة التكامل.

ويجوز للمستخدم أن يطلب، عبر قناة التواصل الخاصة بالخصوصية المذكورة أدناه، فئات مزوّدي الخدمات المستخدَمة والغرض من كل فئة والضمانات المطبَّقة عليها.

قد يطلب التطبيق أذونات من نظام iOS أو Android فقط عند الحاجة إلى خاصية محددة. وقد تشمل، بحسب الخصائص الفعلية:

الإشعارات: لإرسال تنبيهات الحساب وRFQ والعروض والرسائل والأمان.

الكاميرا: لالتقاط صورة أو مستند يختار المستخدم رفعه.

الصور أو الملفات: لاختيار صور ومستندات ومرفقات وإرسالها.

الموقع: فقط إذا استخدمت خاصية تحتاج إلى الموقع وكان الإذن مطلوبًا.

يمكن للمستخدم إدارة أذونات التطبيق من إعدادات جهازه. وقد يؤدي رفض إذن معين إلى عدم عمل الخاصية التي تعتمد عليه دون أن يمنع استخدام الوظائف الأخرى غير المرتبطة به.

تطلب Qotbox أذونات الجهاز عند الحاجة إلى الميزة ذات الصلة، ولا تستخدم البيانات المتاحة عبر الإذن لغرض مختلف بصورة جوهرية دون الإفصاح المناسب وتوافر الأساس القانوني المطلوب.

قد تتطلب بعض خدمات الاستضافة أو الخدمات التقنية أو خدمات الدعم معالجة البيانات أو الوصول إليها من خارج دولة الإمارات العربية المتحدة. وعند نقل Qotbox بيانات شخصية عبر الحدود، تعتمد الآليات والضمانات التي يوجبها القانون، بما في ذلك الاستناد إلى مستوى حماية ملائم أو إلى ضمانات أو اتفاقيات أو استثناءات قانونية جائزة، بحسب الحالة.

يمكن لصاحب البيانات طلب معلومات عن فئات الجهات التي يتم النقل إليها والضمانات المطبقة وفق الحقوق الممنوحة له قانونًا.

تحتفظ Qotbox بالبيانات الشخصية فقط للمدة اللازمة لتحقيق الغرض، أو للمدة المطلوبة قانونًا أو ضريبيًا أو محاسبيًا أو أمنيًا، أو اللازمة لإنشاء أو ممارسة أو الدفاع عن الحقوق والمطالبات.

يتم تحديد المدة بحسب طبيعة البيانات، حساسية البيانات، مدة العلاقة مع المستخدم، العمليات والنزاعات القائمة، مخاطر الاحتيال، متطلبات الجهات المختصة، ومواعيد النسخ الاحتياطية.

فئة البيانات

معيار الاحتفاظ

الإجراء بعد انتهاء الحاجة

بيانات الحساب

طوال مدة الحساب ولمدة لاحقة تبررها الالتزامات القانونية أو النزاعات أو الأمان.

الحذف أو إخفاء الهوية أو التقييد بحسب الحالة.

مستندات التحقق

للمدة اللازمة للتحقق والامتثال والأمان والدفاع عن الحقوق، وفق متطلبات القانون.

الحذف الآمن أو العزل عندما تنتهي الحاجة القانونية والتشغيلية.

RFQ والعروض

بحسب دورة الطلب، الالتزامات القانونية، النزاعات، ودعم سجل التعاملات.

الحذف أو إخفاء الهوية أو الأرشفة القانونية المحدودة.

المحادثات والمرفقات

بحسب دورة المحادثة، البلاغات والنزاعات والأمن ومعايير الاحتفاظ المعتمدة لدى Qotbox.

الحذف أو إخفاء الهوية، مع بقاء ما يلزم لنزاع أو التزام قانوني.

بيانات الدفع والفواتير

وفق متطلبات الضرائب والمحاسبة والمطالبات ومكافحة الاحتيال.

الحذف أو الأرشفة المقيدة وفق القانون.

سجلات الأمان

للمدة المتناسبة مع مخاطر الأمن والتحقيقات ومنع الاحتيال.

الحذف أو إخفاء الهوية عند انتهاء الحاجة.

الدعم والبلاغات

حتى معالجة الطلب، ثم للفترة اللازمة للنزاعات والأمان وحماية الحقوق.

الحذف أو التقييد حسب الحاجة.

بعد انتهاء الحاجة المشروعة، تُحذف البيانات أو تُجعل مجهولة الهوية أو تُعزل إلى حين حذفها من دورات النسخ الاحتياطي وفق الإجراءات الفنية المعتمدة. لا يعد إغلاق الحساب طلبًا تلقائيًا لمحو جميع السجلات إذا كان الاحتفاظ ببعضها مطلوبًا أو مسموحًا به قانونًا.

وبعض المدد محددة وتطبقها المنصة تلقائيًا: تبقى المحادثة المتعلقة بعرض مرفوض قابلة للقراءة مدة 4 أيام ثم تُحذف نهائيًا برسائلها ومرفقاتها؛ وتُحذف المحادثة المتعلقة بعرض مقبول بعد 7 أيام من إغلاقها؛ ولطلب إغلاق الحساب مهلة 15 يومًا يجوز للمستخدم خلالها التراجع عنه، وبعدها يُنفَّذ الإغلاق. وفي ما لا تُذكر له مدة محددة، تحكم المعايير المبينة أعلاه مدة الاحتفاظ بالبيانات.

تطبق Qotbox تدابير تقنية وتنظيمية مناسبة لطبيعة البيانات والمخاطر، وقد تشمل بحسب النظام الفعلي:

ضوابط الوصول والصلاحيات ومبدأ الحد الأدنى من الصلاحية.

المصادقة وإدارة الجلسات ووسائل حماية الحساب.

التشفير أثناء النقل والحماية المناسبة للبيانات المخزنة بحسب طبيعتها.

التسجيل والمراقبة واكتشاف الأنشطة غير المعتادة.

النسخ الاحتياطي وخطط الاستعادة واستمرارية الأعمال.

إدارة الثغرات والتحديثات الأمنية.

إجراءات إدارة الحوادث والاختراقات.

ضوابط على الموظفين والموردين الذين يمكنهم الوصول إلى البيانات.

لا توجد وسيلة إلكترونية يمكن ضمان أمنها بصورة مطلقة؛ لذلك تعمل Qotbox على إدارة المخاطر واتخاذ التدابير المناسبة بدل تقديم ضمان مطلق بعدم حدوث أي حادث.

إذا علمت Qotbox بخرق أو انتهاك يتعلق بالبيانات الشخصية، فإنها تقيّم الحادث وتتخذ إجراءات الاحتواء والمعالجة والتوثيق. وإذا كان الخرق أو الانتهاك من شأنه المساس بخصوصية أو سرية أو أمن البيانات على النحو الذي يوجب الإبلاغ، تقوم Qotbox بإخطار الجهة المختصة وصاحب البيانات خلال المدة ووفق الإجراءات والمعلومات التي يحددها القانون.

تقيّم Qotbox عمليات المعالجة الجديدة التي قد تنطوي على مخاطر مرتفعة على خصوصية أصحاب البيانات. وعندما تتحقق الحالات التي يوجب فيها القانون تقييم أثر حماية البيانات، بما في ذلك بعض صور التقييم المنهجي الشامل باستخدام المعالجة المؤتمتة ذات الأثر القانوني أو الجوهري، أو معالجة حجم كبير من البيانات الشخصية الحساسة، تجري Qotbox التقييم المناسب وتتخذ تدابير لمعالجة المخاطر.

تقيّم Qotbox بصورة دورية ما إذا كانت طبيعة أو تقنيات أو حجم المعالجة يوجب تعيين مسؤول حماية بيانات، بما في ذلك حالات المخاطر العالية أو التقييم المنهجي الشامل للبيانات الشخصية الحساسة أو المعالجة واسعة النطاق لها وفق القانون. وإذا أصبح التعيين إلزاميًا أو تم اعتماده طوعًا، توفر Qotbox بيانات التواصل مع المسؤول وفق المتطلبات المطبقة.

مع مراعاة الشروط والاستثناءات القانونية، يجوز لصاحب البيانات ممارسة الحقوق المتاحة له، والتي قد تشمل:

الحصول على معلومات عن أنواع البيانات التي تتم معالجتها وأغراض المعالجة.

معرفة الفئات أو الجهات المستهدفة التي تتم مشاركة البيانات معها داخل الدولة أو خارجها.

معرفة ضوابط أو معايير الاحتفاظ بالبيانات وضمانات النقل عبر الحدود.

طلب الوصول إلى المعلومات المتعلقة بمعالجة بياناته.

طلب تصحيح البيانات غير الدقيقة أو استكمالها.

طلب محو البيانات في الحالات التي يقررها القانون.

طلب تقييد أو وقف المعالجة في الحالات التي يقررها القانون.

الاعتراض على المعالجة في الحالات القانونية، بما في ذلك التسويق المباشر.

طلب الحصول على البيانات أو نقلها بصيغة منظمة وقابلة للقراءة آليًا عندما تنطبق شروط قابلية النقل.

ممارسة الحقوق المتعلقة بالمعالجة والقرارات الآلية عندما تنطبق.

سحب الموافقة عندما تكون المعالجة قائمة على الموافقة، دون التأثير في مشروعية المعالجة السابقة.

تقديم شكوى إلى الجهة المختصة بحماية البيانات وفق الإجراءات القانونية.

يمكن إرسال طلبات الخصوصية إلى: privacy@qotbox.com.

قد تطلب Qotbox معلومات معقولة للتحقق من هوية مقدم الطلب وصلاحية ممثله قبل تنفيذ الطلب، وذلك لحماية البيانات من الإفصاح أو التغيير غير المصرح به.

تتعامل Qotbox مع الطلبات ضمن المدد والمتطلبات القانونية. وقد ترفض أو تقيد طلبًا في الحالات التي يسمح بها القانون، مثل تعارضه مع تحقيق أو إجراء قضائي أو حقوق وخصوصية أشخاص آخرين، أو وجود التزام قانوني بالاحتفاظ بالبيانات.

يمكن للمستخدم طلب إغلاق حسابه عبر الوسيلة التي توفرها Qotbox. ويؤدي الإغلاق إلى إنهاء الوصول المعتاد للحساب وفق شروط الخدمة.

يتم التعامل مع طلب حذف البيانات بصورة مستقلة وفق حقوق المحو والاستثناءات القانونية. وقد تحتفظ Qotbox بالبيانات اللازمة للامتثال، مكافحة الاحتيال، الضرائب والمحاسبة، تسوية العمليات، حماية الحقوق، النزاعات، التحقيقات، أو أي غرض مشروع يسمح به القانون.

على المستخدم مراجعة المعلومات التي يضعها في ملفه أو RFQ أو عروضه أو محادثاته أو مرفقاته، وعدم إدخال بيانات شخصية لا يحتاجها الغرض التجاري.

قد يتمكن مستخدم آخر من حفظ أو استخدام المعلومات التي يختار المستخدم مشاركتها معه. ويكون الطرف المستلم مسؤولًا عن أي معالجة مستقلة يقوم بها خارج نطاق أدوات Qotbox وفق القانون.

قد تتضمن Qotbox روابط أو تكاملات مع خدمات خارجية. لا تتحكم Qotbox في ممارسات الخصوصية الخاصة بجهة خارجية عندما تعمل كمتحكم مستقل، ويُنصح المستخدم بمراجعة سياسة الخصوصية الخاصة بها قبل تقديم بياناته.

يجوز تحديث هذه السياسة عند تغير خدمات Qotbox أو ممارسات المعالجة أو المتطلبات القانونية أو التقنية.

يظهر تاريخ آخر تحديث في أعلى السياسة. وعند تغيير جوهري يؤثر بصورة مهمة في طريقة معالجة البيانات، تقدم Qotbox إشعارًا مناسبًا عبر التطبيق أو الموقع أو وسيلة الاتصال المسجلة، وتطلب موافقة جديدة عندما تكون الموافقة مطلوبة قانونًا.

تنظم هذه السياسة معالجة البيانات الشخصية، بينما تنظم الشروط والأحكام استخدام المنصة والعلاقة التعاقدية المتعلقة بالخدمات.

لا تغير هذه السياسة طبيعة Qotbox المبينة في الشروط والأحكام باعتبارها منصة تقنية للربط والتواصل بين المشترين والموردين، مع بقاء Qotbox مسؤولة عن معالجة البيانات الشخصية التي تحدد أغراضها ووسائلها وفق القانون.

تتم معالجة البيانات الشخصية وفق تشريعات حماية البيانات واجبة التطبيق في دولة الإمارات العربية المتحدة. ويشمل ذلك قانون حماية البيانات الشخصية الاتحادي بالقدر الذي ينطبق فيه على الكيان المشغل ونشاطه.

إذا كان الكيان المشغل أو معالجة معينة خاضعة لنظام خاص لحماية البيانات في منطقة حرة أو ولاية تنظيمية ذات أحكام إلزامية خاصة، فتطبق تلك الأحكام بالقدر الذي تكون فيه واجبة التطبيق، وتفسر هذه السياسة بما يتوافق معها دون الانتقاص من حقوق صاحب البيانات.

لأي استفسار أو طلب أو شكوى تتعلق بالخصوصية أو معالجة البيانات:

Qotbox - كوت بوكس ش م ح

البريد الإلكتروني للخصوصية: privacy@qotbox.com

البريد القانوني: legal@qotbox.com

العنوان المسجل: مركز الأعمال، مدينة الشارقة للنشر - المنطقة الحرة، الشارقة، الإمارات العربية المتحدة

يحتفظ صاحب البيانات بحقه في تقديم شكوى إلى الجهة المختصة بحماية البيانات وفق القانون والإجراءات المعمول بها.